ARXIVAR

La piattaforma per la gestione documentale e dei processi aziendali.
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Gestire i documenti in azienda


I documenti sono il punto di partenza dei flussi operativi aziendali, se mal gestiti, l'azienda perde efficienza, appesantendo le attività quotidiane e di conseguenza aumentando i relativi costi di gestione.

- Il 20% del tempo degli impiegati è usato per gestire i documenti
- Il 40% dei documenti viene copiato almeno 3 o 4 volte
- Il 7% dei documenti non si trova più
- Il 20% dei documenti non sono disponibili quando servono
- L'80% dei documenti archiviati non vengono mai utilizzati. Di questi, la maggior parte delle aziende ne ignora l'esistenza e quindi essi vengono ricreati
- Per ogni fax inviato perdiamo almeno 7 minuti
- Statisticamente l'80% delle informazioni gestite sono di tipo destrutturato e sono tipicamente le più critiche, il restante 20% (strutturato) è gestito dai sistemi ERP e CRM.

 

Oggi le aziende hanno la necessità di: 

Ridurre i costi materiali (carta, copiatori, toner, armadi) 
- Ridurre i costi immateriali (tempo di archiviazione/ricerca «transumanza da e verso l’archivio») 
- Centralizzare le informazioni evitando repliche inutili di dati Attuare automatismi su documenti 
- Condividere i documenti 
- Accedere ai documenti in mobililitàGarantire sicurezza definendo politiche di accesso ai documenti

ARXivar


ARXivar è una piattaforma per la gestione dei documenti, delle informazioni e dei processi che le governano. Unisce in un unico prodotto, tutta la parte di dematerializzazione dei documenti, del ciclo attivo e di quello passivo, con collegamenti certificati con i più diffusi ERP gestionali. Permette inoltre di integrare Fax, e-mail, Pec, Note, Allegati, Disegni, Immagini, Video, distribuire documenti, firmarli digitalmente, etc.. 

Il vantaggio competitivo

Il vantaggio competitivo di un’azienda dipende dalla sua abilità di eccellere nei processi chiave di business. Dunque nasce la necessità di coordinare il lavoro delle persone, definendo a fronte di un particolare evento, chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionali. ARXivar è lo strumento informatico che consente di coordinare tutto questo.
Questo moderno strumento di Business Process Management permette in maniera semplice ed intuitiva: 
- la creazione di flussi di lavoro
- la gestione della qualità 
- la cattura dalle sorgenti informative aziendali 
- l'archiviazione di Documenti elettronici e cartacei 
- la ricerca Full Text e la consultazione 
- la gestione attiva delle informazioni 
- la gestione di Fascicoli e Pratiche 
- la gestione delle Relazioni ed Associazioni tra documenti 
- la Multicanalità (invio eMail, Fax, stampe, etc.) 
- lo storico delle revisioni
- i log di tutte le attività effettuate su ogni singolo documento
- la gestione di Modelli 
- la Firma digitale 
- il lavoro in team e la collaborazione

ARXivar si rivolge a:


ARXivar si rivolge a:

COMMERCIALISTI: supporta il commercialista nella gestione della documentazione dei bilanci, dei libri societari, delle fatture e gli permette di condividerli con i clienti. Permette di firmare digitalmente i documenti e archiviarli automaticamente e di accentrare tutti i documenti in un unico strumento.

ASSOCIAZIONI: Il grande volume di documenti e la necessità di definire delle politiche di distribuzione sono completamente gestiti da ARXivar

BANCHE: garantendo alti standard di sicurezza e offrendo la possibilità di gestire i permessi, ARXivar si sposa perfettamente con il settore bancario per la gestione dei molti documenti prodotti

EDUCAZIONE AZIENDALE E SCOLASTICA: con ARXivar è possibile gestire, con un unico strumento, i documenti relativi al personale, le procedure interne, i filmati per la formazione del personale.

ENTI PUBBLICI: in questo ambito ARXivar è utile per gestire il protocollo, per l’archiviazione delle pratiche, per la definizione delle procedure di approvazione e per il controllo delle stesse. Inoltre è possibile pubblicare su internet i documenti per il pubblico o riservati al cittadino.

QUALITA’: ARXivar, grazie alla standardizzazione della documentazione e la gestione dei processi, è perfetto per la gestione dei documenti secondo le norme ISO 9000: 2000 Vision

GRUPPI DI LAVORO: Strumento essenziale per organizzare le attività e aumentare la collaborazione in uffici che lavorano, ad esempio, su commessa.

AZIENDE CORPORATE: ARXivar centralizza documenti, fax, e-mail, disegni, immagini, filmati e con l’uso del Workflow Management, permette la definizione e il controllo dei Processi di Business (BPM)

Gli effetti positivi

Il sistema di gestione documentale ARXivar supporta e aiuta:
- l'utente che viene guidato nello svolgimento delle proprie funzioni
- l'azienda che può rendere operativo in pochissimo tempo un nuovo flusso gestionale
- il reparto ICT che ha il totale controllo delle fasi di disegno, test e go-live della nuova implementazione

Ecco gli effetti positivi che genera sulle aziende che “ne fanno uso”
- aumento della produttività 
- aumento della velocità esecutiva
- incremento delle performance rispetto delle procedure 
- riduzione degli errori 
- ottimizzazione dei processi per mezzo di workflow
- controllo e monitoraggio continuo
- tracciature di tutte le eccezioni intraprese 
- stato di avanzamento dei processi
- semplificazione dei processi 
- minori costi e maggiore efficienza

Sistemi IT ha scelto ARXivar

Sistemi IT ha scelto ARXivar come partner per la gestione documentale in quanto prodotto italiano multilingua, realizzato e continuamente aggiornato da Abletech, società specializzata unicamente su tematiche di gestione documentale e workflow. Inoltre la possibilità di integrarlo con tutti i principali software di mercato lo rende adatto ad ogni realtà aziendale.
Sistemi IT, partner certificato Able Tech, ti guiderà passo passo, grazie alla consulenza specialistica del proprio staff continuamente aggiornato, nell’ottimizzazione delle procedure e nella definizione di workflow che porteranno all’efficienza operativa la tua azienda. 

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